Las tres formas más comunes de perder el tiempo en el trabajo… ¡Cuidado!

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Como ya sabemos existen varias formas de estrés, pero no sé si sabías que hay uno que puede llegar a ser positivo. Es el que te tiene alerta y motivado en el trabajo. Un poco de este tipo de estrés es bueno para mantener alta la concentración y evitar que los trabajadores se relajen en la oficina. Eso si, la frontera con el exceso de estrés es delgada, frágil y, lo peor de todo, depende en gran parte de la personalidad de cada trabajor.  Por ello, ese equilibrio es prácticamente imposible de conseguir.

Desde hace tiempo, en las empresas se está poniendo poco a poco de moda, la gestión de tareas por procesos. Esta gestión busca optimizar el tiempo y acabar así con algunas de las fuentes de ineficiencia más importantes. La gestión por procesos, elimina las barreras entre diferentes escalones jerárquicos. Si bien es cierto que no se eliminan del todo, además de que es recomendable que haya ciertas normas decisorias y de responsabilidades, el flujo informativo y de los proyectos entre departamentos se hace de forma mucho más natural y agilizada, evidenciando así aquellos equipos o personas ineficientes para ponerle remedio cuanto antes.

Ahora bien, se lleve a cabo una gestión por procesos o se tienda a un sistema más burocrático, normalmente nos encontramos con tres lastres comunes, que acostumbran a aparecerse por todas las oficinas, y nos hacen perder el tiempo. Los comentamos:

 

Las tres formas más comunes de perder el tiempo en el trabajo

1.     Email

Pues si. El más común de todos. A lo largo de la jornada de trabajo podemos recibir y enviar una gran cantidad de correos electrónicos, los cuales pueden llegar a ocuparnos incluso una cuarta parte de nuestro tiempo laboral. ¡¡Una cuarta parte!! Esto significa que si la jornada laboral es una jornada normal de 8 horas, este factor nos restará la friolera de 2 horas diarias en el desempeño normal de nuestras tareas de trabajo. Si bien, es verdad que es una tarea necesaria, en la mayoría de las ocasiones nos roba más tiempo del que sería necesario.

Un pequeño consejo aquí. No mirar el correo electrónico cada 15 minutos. El correo debemos mirarlo 2 ó 3 veces al día, y siempre a las mismas horas. Además, nunca a primera hora de la mañana nada más llegar a la oficina (que por otro lado es que lo hacemos la inmensa mayoría de trabajadores). A primera hora de la mañana es cuando estamos más frescos y producimos más. No es recomendable “quemarnos” mirando el correo y más tarde empezar con tareas delicadas, cuando ya estamos saturados. 

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2.    
Interrupciones o trabajo multitarea

Las interrupciones de otros compañeros o telefónicas es otro factor importante de ineficiencia. Pueden ser de muchos tipos: llamadas de consultas, una duda de un compañero, un favor de otro departamento de la empresa, un tema antiguo para revisar, algo que no entienden, etc.,etc. Lo peor de estas interrupciones, aunque sean breves, es que rompen el ritmo laboral, la concentración y la inspiración del trabajador.

Fijémonos en este punto. Si nos interrumpen entre 20 y 30 veces, aunque sean muy breves, estamos perdiendo tiempo de forma directa (unos 30 minutos, si la interrupción es de 1 minuto) e indirectamente otra hora (ya que volver al estado de concentración que teníamos, muchas veces nos lleva varios minutos). 

 

3.     Reuniones improductivas

Si hay algo que realmente no soporto, son las reuniones improductivas.

Las reuniones mal planteadas, donde por ejemplo tienen cabida todos los departamentos de la empresa, y unos escuchan quejas y acciones de otros departamentos que no están relacionados con el tuyo y que realmente no te sirven para nada. Por ejemplo, al departamento de informática de una gran empresa, que puede importarle que la desbrozadora de jardinería últimamente se para de vez en cuando.

Las reuniones programadas. Muchas empresas programan reuniones los lunes a las 9h y los viernes a las 15h, por ejemplo. Para plantear el inicio y comentar la semana. Pero muchas veces es innecesario, porque los departamentos conocen ya sus tareas, o porque aún no han terminado sus respectivos proyectos… pero tienen que parar a comentar que aún están a medias, sin aportar nada a estas reuniones, y para el ritmo de producción.

Las reuniones son importantes, faltaría más, pero aún es más importante por parte de los gerentes, saber a qué reunión debe acudir cada empleado y qué aspectos hablar con cada uno de ellos para que pierdan el menor tiempo posible a nivel productivo.

 

 

 

 

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